Чтобы объяснить человеку как выполнить задачу, работать с тем или иным инструментом, а для менеджеров — программой, нужно составить понятную инструкцию.
И не путайте чек-лист, сценарий и инструкцию ‼️
Например, чек-лист должен быть очень тезисный. Это пошаговый алгоритм, как программный код (открой крышку, достань, возьми новый, поставь, закрой крышку).
Сценарий — это описание множества вариантов развития сюжета. А инструкция — это что-то среднее. В ней должны сочетаться пошаговая инструкция 1,2,3 и плюс объяснение «зачем это нужно делать, а это нет»
К примеру, если вы нашли нового поставщика и заказ нужно оформлять не так как ранее, то опишите последовательность, приложите скрины и объясните почему это нужно делать именно в такой последовательности.
Давайте сейчас поделимся опытом по написанию таких инструкций.
Например, чек-лист должен быть очень тезисный. Это пошаговый алгоритм, как программный код (открой крышку, достань, возьми новый, поставь, закрой крышку).
Сценарий — это описание множества вариантов развития сюжета. А инструкция — это что-то среднее. В ней должны сочетаться пошаговая инструкция 1,2,3 и плюс объяснение «зачем это нужно делать, а это нет»
К примеру, если вы нашли нового поставщика и заказ нужно оформлять не так как ранее, то опишите последовательность, приложите скрины и объясните почему это нужно делать именно в такой последовательности.
Давайте сейчас поделимся опытом по написанию таких инструкций.
1. Изучите саму ситуацию
Это означает, что необходимо четко понимать какой бизнес-процесс вы хотите наладить или внедрить. Не должно быть так, что в одной инструкции вы описываете действия нескольких отделов или ответственных лиц (1 инструкция для 1 лица). Мы пойдем по примеру «Заказа фотокерамики»
2. Разложите все на отдельные этапы
Пошагово напишите себе основные этапы. К примеру, от «Заказ покупателя» до «Передачи изделия на производство».
3. Опишите каждый этап более подробно
Желательно с примерами и сносками как НЕЛЬЗЯ и на что ВАЖНО обратить внимание.
4. Нестандартные ситуации
Поставьте себя на место сотрудника и задайте себе такой вопрос «А что если я сделаю вот так…» и если понимаете, что в инструкции нет ответа на этот вопрос, то он обязательно всплывет во время работы.
5. Подберите фото, скрины и приведите примеры
Потратьте время и подберите фотографии, примеры, как это должно выглядеть. Это поможет восприятию.
6. Придумать заголовок
Да, название тоже важно. Оно должно быть четким и понятным. Это тезисная выжимка из всего документа. На нашем примере — это, заказ чего, кому, от кого и как. Т. е. «Инструкция для менеджера по оформлению заказа на фотокерамики/портреты на стекле в компании Z по эл. почте»
7. Оценить промежуточный вариант
Не отдавайте сразу в работу, прочтите сами, все ли написано понятным языком
8. Тестирование
Для тестирования отдайте нескольким сотрудникам, пусть прочтут, дадут обратную связь. На основании этого вы поймете, что нужно доработать.
9. Внедрение
Финальным этапом вы передаете документ всем ответственным лицам и да, не забудьте их оповестить «Где находится документ» и «Как с ним работать». Мы у себя записываем видео, так быстрее и удобнее. В видео подробно рассказываем, что это за инструкция, для кого, как с ней работать и на какие пункты нужно обратить внимание. Также в видео повторно проговариваем, что делать НЕЛЬЗЯ и что ВАЖНО.
Постарались максимально подробно описать процесс, которым пользуемся мы сами. Надеюсь, что статья получилась полезная.
🔥🔥🔥 И бонусом хотим поделиться, примером такого документа. Наши девочки отправят ее по запросу «Хочу инструкцию».
Постарались максимально подробно описать процесс, которым пользуемся мы сами. Надеюсь, что статья получилась полезная.
🔥🔥🔥 И бонусом хотим поделиться, примером такого документа. Наши девочки отправят ее по запросу «Хочу инструкцию».