Чтобы объяснить человеку как выполнить задачу, работать с#nbsp;тем или иным инструментом, а#nbsp;для менеджеров#nbsp;— программой, нужно составить понятную инструкцию.
Например, чек-лист должен быть очень тезисный. Это пошаговый алгоритм, как программный код (открой крышку, достань, возьми новый, поставь, закрой крышку).
Сценарий#nbsp;— это описание множества вариантов развития сюжета. А#nbsp;инструкция#nbsp;— это что-то среднее. В#nbsp;ней должны сочетаться пошаговая инструкция 1,2,3 и#nbsp;плюс объяснение «зачем это нужно делать, а#nbsp;это нет»
К#nbsp;примеру, если вы#nbsp;нашли нового поставщика и#nbsp;заказ нужно оформлять не#nbsp;так как ранее, то#nbsp;опишите последовательность, приложите скрины и#nbsp;объясните почему это нужно делать именно в#nbsp;такой последовательности.
Давайте сейчас поделимся опытом по#nbsp;написанию таких инструкций.
1. Изучите саму ситуацию
Это означает, что необходимо четко понимать какой бизнес-процесс вы#nbsp;хотите наладить или внедрить. Не#nbsp;должно быть так, что в#nbsp;одной инструкции вы#nbsp;описываете действия нескольких отделов или ответственных лиц (1 инструкция для 1 лица). Мы#nbsp;пойдем по#nbsp;примеру «Заказа фотокерамики»
2. Разложите все на#nbsp;отдельные этапы
Пошагово напишите себе основные этапы. К#nbsp;примеру, от#nbsp;«Заказ покупателя» до#nbsp;«Передачи изделия на#nbsp;производство».
3. Опишите каждый этап более подробно
Желательно с#nbsp;примерами и#nbsp;сносками как НЕЛЬЗЯ и#nbsp;на#nbsp;что ВАЖНО обратить внимание.
4. Нестандартные ситуации
Поставьте себя на#nbsp;место сотрудника и#nbsp;задайте себе такой вопрос «А#nbsp;что если я#nbsp;сделаю вот так…» и#nbsp;если понимаете, что в#nbsp;инструкции нет ответа на#nbsp;этот вопрос, то#nbsp;он#nbsp;обязательно всплывет во#nbsp;время работы.
Потратьте время и#nbsp;подберите фотографии, примеры, как это должно выглядеть. Это поможет восприятию.
6. Придумать заголовок
Да, название тоже важно. Оно должно быть четким и#nbsp;понятным. Это тезисная выжимка из#nbsp;всего документа. На#nbsp;нашем примере#nbsp;— это, заказ чего, кому, от#nbsp;кого и#nbsp;как. Т.#nbsp;е. «Инструкция для менеджера по#nbsp;оформлению заказа на#nbsp;фотокерамики/портреты на#nbsp;стекле в#nbsp;компании Z#nbsp;по#nbsp;эл. почте»
7. Оценить промежуточный вариант
Не#nbsp;отдавайте сразу в#nbsp;работу, прочтите сами, все#nbsp;ли написано понятным языком
8. Тестирование
Для тестирования отдайте нескольким сотрудникам, пусть прочтут, дадут обратную связь. На#nbsp;основании этого вы#nbsp;поймете, что нужно доработать.
9. Внедрение
Финальным этапом вы#nbsp;передаете документ всем ответственным лицам и#nbsp;да, не#nbsp;забудьте их#nbsp;оповестить «Где находится документ» и#nbsp;«Как с#nbsp;ним работать». Мы#nbsp;у#nbsp;себя записываем видео, так быстрее и#nbsp;удобнее. В#nbsp;видео подробно рассказываем, что это за#nbsp;инструкция, для кого, как с#nbsp;ней работать и#nbsp;на#nbsp;какие пункты нужно обратить внимание. Также в#nbsp;видео повторно проговариваем, что делать НЕЛЬЗЯ и#nbsp;что ВАЖНО.
Постарались максимально подробно описать процесс, которым пользуемся мы#nbsp;сами. Надеюсь, что статья получилась полезная.
🔥🔥🔥 И#nbsp;бонусом хотим поделиться, примером такого документа. Наши девочки отправят ее#nbsp;по#nbsp;запросу «Хочу инструкцию».